استیو جابز معتقد است که هر موردی در صورت جلسه مربوط به فردی است که مسئولیت انجام و پیگیری آن وظیفه را بعهده دارد. او آن شخص را DRI می نامد که مخفف Directly Responsible Individual است، یعنی شخص با مسئولیت مستقیم. این فرد می داند که مسئولیت پذیری عمومی باعث می شود او حتما وظیفه اش را انجام دهد، و او باید برای تیمش دستورالعمل های واضح و سازماندهی شده تهیه کند.
ساده بنظر می رسد با این حال اکثر مدیران و رهبران نمی توانند این کار را انجام دهند. همه ما در جلساتی بوده ایم که بعد از آن احساس خوبی داشته ایم اما بعدها در عمل نتایج چندانی نگرفته ایم. چرا تکانه ای که در جلسه بوجود می آید اثربخشی چندانی ندارد؟
دلایلی وجود دارد که باعث می شود گفتگوهای پر باری که در جلسات انجام می شود، نتیجه ای ندارد. گاهی شرکت کنندگان بعد از آن جلسه فورا در جلسه ای دیگر شرکت می کنند و توجهشان به مسائل دیگری معطوف می شود. گاهی افرادی که جلسه را ترک می کنند هیچ درک درستی از توافقاتی که حاصل شده ندارند.
جهت اطمینان از اینکه سرعت بهره وری بعد از جلسه کاهش نیابد، ۲ مورد ذیل را بعد و بین جلسات انجام دهید:
یادداشت های خلاصه ی جلسه را که به صورت شفاف و واضح نوشته شده اند را برای همه بفرستید و تعهداتی که تعیین شده است را پیگیری نمایید.
یادداشت های جلسه
کمرنگترین جوهر از قویترین حافظه بهتر است. اگر حرفهایی که در جلسه گفته می شود را ثبت نکنید که نتوانید بعدها به آن دسترسی داشته باشید و بازیابی یا اصلاح کنید، توافقات ممکن است فراموش شده و از بین بروند.
این یادداشت ها روشی قدرتمند برای تاثیرگذاری بر دیگران هستند. با استفاده از این یادداشت ها هم افرادی که در جلسه نبوده اند از هر آنچه در جلسه اتفاق افتاده است و نتایج آن آگاه می شوند و هم یک یادآور برای افرادی است که در آن جلسه بوده اند تا توافقاتی که حاصل شده را فراموش نکنند. به کمک این یادداشت ها می توانید وحدت رویه را حفظ کنید و همه ی افراد بر نتایجی که تا جلسه ی بعد باید به آنها برسید متمرکز شوند.
افراد سازمان بسیار علاقه مند هستند که در جلسات حضور داشته باشند و از هر آنچه اتفاق می افتد آگاه باشند، با کمک این یادداشت ها می توانید دیگران را نیز مطلع سازید. به اشتراک گذاشتن خلاصه ای از جلسه، بر افزایش انگیزش کارکنان تاثیر زیادی دارد.
یادداشت های خلاصه و شفاف در مورد جلسه توزیع کنید. نیازی نیست که از ریز تمام اتفاقات یادداشت برداری کنید. یک برگ کاغذ برای اکثر جلسات مناسب است. هدف ثبت نکات مهم و کلیدی و تعهدات خاص مرتبط با هر موضوع است، بنابراین افرادی که در جلسه حضور نداشته اند از اتفاقات تا حدودی آگاه خواهند شد و می داند چه کسانی باید اقدامات بعدی را انجام دهند.
این یادداشت ها باید هر موضوعی که بحث شده است را در بر گیرد، همچنین لیستی از اقدامات خاصی که باید انجام شود با ذکر نام مسئول انجام آن و زمان انجام.
خلاصه ی جلسه را در مدت کمتری از ۲۴ ساعت تهیه و توزیع کنید. توانایی شما در بیاد آوردن و ثبت چکیده هر مکالمه به مرور زمان کاهش پیدا می کند. هر چه زودتر این خلاصه ها را توزیع کنید، بیشتر حس اضطرار را انتقال می دهد.
پیگیری تعهدات
پافشاری یک مهارت کلیدی در اثرگذاری است. اگر می خواهید چیزی اتفاق بیفتد باید پیگیری کنید، پیگیری کنید و پیگیری کنید.
یکبار رئیس دانشگاهی از من خواست تا برای تعدادی از اعضای هیئت علمی و فارغ التحصیلان آن دانشگاه دوره آموزشی برگزار کنم، چون فکر می کرد که آنها مهارت هار رهبری ندارند. او دو سال قبل از آن آنها را گرد هم آورده بود تا یک مدرسه ی روزنامه نگاری راه اندازی کند. آنها یک جلسه بسیار خوب و اثربخش داشتند و همه از پروژه هیجان زده بودند. تمام امکانات و احتیاجات مورد نیاز را نیز داشتند. اما دو سال بعد، هیچ اتفاقی نیفتاده بود. و رئیس فکر می کرد که علت اینست که افرادی که در آن جلسه بوده اند مهارتهای کافی را نداشته اند.
اما در حقیقت، به این دلیل نتوانسته بود یک مدرسه روزنامه نگاری تاسیس کند چون پیگیری نکرده بود. اگر روند انجام کارها را هر دو هفته پیگیری می کرد تا زمانی که پروژه انجام می شد، ممکن بود نتیجه چیز دیگری باشد. شاید رئیس احساس کرده است که بعضی افراد مهارت های کافی را ندارند، اما او می توانست همزمان با پیشرفت پروژه به آنها کمک کند تا مهارت های خود را افزایش دهند. غالبا مدیران فکر می کنند افراد بدون نیاز به کمک دیگران و دستورالعمل می توانند خودشان کارشان را انجام دهند و رهبران ذاتی هستند که فقط به یک ایده نیاز دارند و خودمختاری برای دنبال کردن آن ایده. افراد متعهد و با استعداد همیشه کاری که می گویند را انجام نمی دهند، و اگر هم انجام ندهند جای تعجب ندارد. افراد در جهت های مختلفی کشیده می شوند و غرق در کارهای زیادی هستند. اگر می خواهید که یک پروژه کامل شود، شما باید مداوم آن را پیگیری کنید. در غیر اینصورت بهترین ایده ها هم به جایی نخواهند رسید.
بعضی مدیران نگران این هستند که پیگیری زیاد با مدیریت ذره بینی اشتباه گرفته شود. آنها نمی خواهند به عدم اعتماد به کارکنانشان متهم شوند. در واقعیت، پیگیری مداوم بخش ضروری در رهبری پروژه است.
کاری که باید بکنید این است:
- در پایان هر موضوع در جلسه، بحث را متوقف کنید و در مورد گامهای بعدی که باید برداشته شود به توافق برسید و تعهدات خاص با ضرب العجل های مشخص را تعیین کنید.
- افراد باید بدانند می توانند در زمانی که تعهد می دهند می توانند مذاکره کنند، خصوصا با توجه به موعد مقرر.
- از عبارت ” تا جلسه بعد” استفاده نکنید. درمورد زمانبندی آگاهانه تصمیم بگیرید و زمان مشخصی را تعیین کنید.
- کاملا مشخص کنید که انتظار دارید همه تعهداتشان را انجام دهند و اگر مساله پیش آمد انتظار دارید درمورد آن با شما گفتگو کنند.
- شخصی را تعیین کنید تا در دوره های زمانی مشخص بررسی کند که آیا به تعهدات همانطور که قول داده شده است عمل می شود یا خیر. همچنین در صورت وقوع پیشامدی غیرقابل پیش بینی، در تعهدات تجدید نظر شود.
یکی از بزرگترین شکایتهایی که رهبران دارند این است که آنها زمان زیادی را صرف جلسات می کنند. طراحی و رهبری جلسات بهتر به آنها کمک می کند همه ی افراد از زمان بهترین استفاده را ببرند. اما مستندسازی تعهدات هر جلسه و مدیریت پیشرفت کارها بعد از جلسه باعث می شود جلسات بعدی بهره وری بیشتری داشته باشند و یا حتی برگزاری آنها غیرضروری باشد.
